Живеейки в дигиталното време, в което почти всяка дейност може да бъде съсредоточена и извършена онлайн, представителите на различни професии се възползват от възможността за съкращаване на технологично време, което може да бъде вложено в други задачи.
Потреблението и предлагането на стоки и услуги бележи значителен ръст, особено в интернет пространството. Това изисква използването на методи, които да позволяват издаването и изпращането на документи без необходимост от физическо присъствие – изцяло онлайн. Електронните фактури са едни от най-полезните средства за извършване на търговска дейност, чието приложение се разраства все повече. Компаниите, чиято предмет на дейност е счетоводството, се възползват от наличието на тази опция ежедневно.
Какво представлява фактурата и какво е значението ѝ?
При осъществяване на търговска дейност, едно от най-важните условия за предприятието е да бъде извършвано правилно фактуриране. Това се прави чрез издаването на фактури. Този документ е първичен и много важен за всяка фирма, особено за тези, които са регистрирани по ЗДДС. За да бъде достоверна и приета като официален документ, фактурата трябва да съдържа задължителни реквизити:
- Номер на фактурата – състои се от десет цифри и трябва да бъде пореден и не трябва да бъде използван досега. Цели се последователност при издаване от страна на дадена фирма. При анулиране може да се получи разминаване с един номер;
- Дата на издаване и дата на данъчното събитие;
- Данни на доставчика – имена и адрес на фирмата, ЕИК номер;
- Описание на получената стока или услуга – наименование, брой, единична сума, крайна сума;
- Данните на получателя – ако е юридическо лице, се представя Булстат на предприятието, имена и адрес;
- Цена – основна цена, данъчна ставка и крайна сума за плащане;
- Печат и подпис на фирмата издател.
Какви са особеностите на електронното фактуриране?
Дигиталното фактуриране е процес, при който автоматично се издават, изпращат и обработват фактури чрез използване на интернет пространството.
По данните, посочени от закона, фактурите могат да бъдат както на физически, така и на дигитален носител. Те могат да се издават ръчно и автоматично. Това право на избор кара много хора в съвременния дигитален свят да избират дигитален начин на фактуриране. Това обстоятелство, определено от закона, прави електронния документ нормативно уреден и признат както от националното, така и от европейското законодателство.
Реквизитите, които трябва да съдържа дигиталния вариант, се припокриват изцяло с тези на хартиен носител, което е допълнително улеснение за хората, които са свикнали да работят с познатия метод на съставяне. Единствената разлика, която се откроява, в сравнение със стандартния вариант, е формата, в който се издават, изпращат и обработват тези първични документи.
Какво трябва да знаем за този тип първични документи?
Сред основните въпроси, които възникват е дали електронната фактура може да бъде отпечатана и използвана в последствие на хартиен носител и дали за съставянето и изпращането ѝ е необходимо да се използва електронен подпис. В отговор на това специалистите обясняват, че електронния вариант се приема като друг технически носител, който е нормативно признат, но не е необходимо да се подкрепи с наличието на дигитален подпис. Следователно и преобразуването на техническия носител в хартиен също е напълно редно и законно.
Ако решите да издадете такъв тип фактура като документ, а не технически информационен носител, трябва да бъде издадена съгласно Закона за електронния документ и подпис.
Какви предимства имат електронните фактури за фирмата?
Издаването, препращането и обработването на електронен вариант на този първичен документ има своите преимущества, което го прави толкова разпространен начин на отразяване на дейността на дадено предприятие и предоставяне на информация:
- Повлияват се положително финансите ви – чрез намаляването на консумативи като хартия или мастило за принтер, както и амортизирането на самото устройство за разпечатване, вие значително намалявате разходите на предприятието си. Особено, ако ежемесечно имате голямо текучество на първични документи от този тип, някои от които може да ви се наложи да изпращате с препоръчано писмо или куриерски услуги, които такси се заплащат. Електронния вариант спестява не само време, но и средства;
- Екологично е – намаляването на разходната норма на хартия и замяната ѝ с електронен носител, влияе положително на екологията на глобално ниво;
- Рискът от допускане на технични грешки при ръчното въвеждане се свеждат до минимум по този начин, защото търговецът може да провери бързо поредността на номера, коректното въвеждане и веднага да коригира при установяване на несъответствие;
- Можете да съхранявате издадените фактури в дигитален нефизически архив, където лесно да проверявате сроковете, поредността;
- По този начин създавате по-голяма сигурност за данните – много лесно хартиените носители се късат, губят, цапат, нарушават целостта си;
- Не се заема физическо пространство – когато имате дългогодишна дейност и съхранявате цялата документация на хартиен носител, трябва да обособите специално място за класьорите по години, защото сте длъжни да пазите първични и вторични документи за предходни години и при възникване на проверка трябва да бъдат представени;
- Спестявате си време, особено ако принтиращото и сканиращото ви устройство не е от най-бързите;
- Препращането се извършва мигновено и не е необходимо да организирате физическа среща с клиента, особено при абонаментни услуги, които се плащат на ежемесечна база;
- Издаването може да се извърши в момента на продажба, което е положително както за купувача, така и за търговеца;
- Няма как да издадете документ, който да дублира предишен номер. Така можете да бъдете сигурни, че десетцифрения номер със сигурност ще бъде уникален;
- Личните данни на контрагентите се запазват и при повторно издаване, те се въвеждат автоматично.
Като заключение може да се обобщи, че дигиталният свят напредва и освен недостатъците си, той носи със себе си и положителни обстоятелства.